Azimut IA
Casi ninguna empresa sabe cuánto gasta hoy en IA. No es descuido: el gasto llega por tres puertas distintas y ninguna pasa por el mismo presupuesto. Según el Work Trend Index de Microsoft y LinkedIn de 2024, el 78 % de quienes usan IA en el trabajo llevan sus propias herramientas, sin que la empresa las haya elegido. Esta guía ordena el problema en seis pasos que se pueden hacer en un trimestre, sin herramientas especiales.
Por qué el gasto en IA se descontrola
- Licencias personales. Planes de ChatGPT, Claude o Gemini que cada persona paga con su tarjeta y pasa como gasto, o que paga de su bolsillo. Son difíciles de ver y, además, suelen usar planes que no están pensados para datos de la empresa.
- IA incluida en software que ya pagas. Microsoft 365, Google Workspace, el CRM o la herramienta de soporte traen funciones de IA, unas incluidas y otras como complemento. Se pagan aunque nadie las use.
- Consumo por uso. Llamadas a la API, agentes que se facturan por ejecución, créditos adicionales. Es la partida que más crece y la única que puede dispararse en un mes.
Paso 1. Haz el inventario
El primer objetivo no es ahorrar, sino ver. En dos semanas se puede reunir lo esencial:
| Dónde mirar | Qué buscar |
|---|---|
| Tarjetas de empresa y notas de gastos | Cargos de OpenAI, Anthropic, Google, Microsoft, Perplexity, Midjourney y similares. |
| Facturas de software | Complementos de IA en licencias que ya tienes: Copilot, Gemini, asistentes del CRM o de soporte. |
| Consolas de nube y API | Consumo de modelos por proyecto, aunque lo haya contratado un solo equipo. |
| Una encuesta de cinco preguntas | Quién usa IA, con qué herramienta, con qué plan, quién lo paga y para qué tareas. |
El resultado es una hoja con tres columnas: herramienta, coste mensual y personas que la usan. Casi siempre aparecen duplicados, licencias de quien ya no las usa y algún plan personal con datos de clientes dentro.
Paso 2. Elige el modelo de cobro a propósito
Los proveedores cobran de tres formas, y cada una reparte el riesgo de manera distinta:
| Modelo | Cómo funciona | A favor | En contra |
|---|---|---|---|
| Por asiento | Precio fijo por persona y mes. | Presupuesto predecible. | Pagas igual a quien no lo usa, y el uso es invisible. |
| Por consumo | Pagas lo que se procesa. | Quien apenas lo usa cuesta poco. | El coste es difícil de prever y puede dispararse. |
| Asiento con consumo incluido | Precio fijo con una asignación de uso por persona. | Predecible y con el uso a la vista. | Hay que vigilar quién se acerca a su asignación. |
En la práctica los grandes proveedores mezclan modelos: Microsoft 365 Copilot cobra un asiento y factura aparte por consumo algunas funciones de agentes; Claude Enterprise cobra un asiento más el uso a tarifas de la API; ChatGPT Business cobra asientos fijos con un puesto prémium para quien lo usa mucho. Lo importante es saber qué parte de tu factura es fija y qué parte puede crecer. Los precios, con fecha, están en cuánto cuesta cada IA para una empresa.
Paso 3. Asigna por persona y por equipo
No todo el mundo necesita lo mismo. Una regla que funciona: un asiento estándar para cada persona que trabaja delante de una pantalla, y un asiento de mayor capacidad solo para quien demuestra con su consumo que lo necesita, no para quien lo pide. Decidir los asientos de mayor capacidad por cargo, en lugar de por uso, es la forma más habitual de pagar de más.
Paso 4. Mide el consumo y la adopción
Cinco métricas bastan para gobernar el gasto, y todas se pueden sacar cada mes:
- Personas activas sobre asientos pagados. Si de 100 asientos se usan 87, sabes cuánto pagas sin usar.
- Coste por persona activa. Es el gasto mensual dividido entre quien usa de verdad. Con 100 asientos a 29 euros y 87 personas activas, son 33,33 euros por persona activa y no 29.
- Consumo por equipo. Dónde se concentra el uso y qué equipos aún no han empezado.
- Consumo por modelo. Cuánto del gasto se va al modelo más caro y para qué tareas.
- Agentes y herramientas más usados. Qué trabajo se está haciendo con IA, que es lo que después se compara con el punto de partida.
Estas métricas miden coste y uso, no valor. El valor se mide aparte, comparando cómo trabajaba cada equipo antes y después, y conviene no confundir las dos cosas.
Paso 5. Usa el modelo adecuado para cada tarea
El mismo trabajo puede costar varias veces más según el modelo que se use. En nuestras estimaciones de coste, con el mismo volumen de uso, escoger siempre los modelos más baratos del catálogo frente a los más caros cambia el coste de inferencia en un factor de cuatro. Resumir una reunión no necesita el modelo más potente; revisar un contrato largo, quizá sí. Dos medidas sencillas: fijar un modelo por defecto equilibrado para el día a día y reservar los modelos de mayor capacidad para los agentes y tareas que lo justifican.
Paso 6. Pon límites y alertas
- Límites de gasto por persona y por organización en los planes que los permiten.
- Avisos al llegar al 80 % de la asignación o del presupuesto del mes.
- Aprobación previa para activar funciones que se facturan por consumo, como agentes con datos de la empresa.
- Una política clara sobre planes personales: qué se puede usar, con qué datos y quién lo paga.
Prohibir sin ofrecer alternativa no funciona: el uso se va a la sombra y el gasto sigue existiendo, solo que fuera de la vista.
La revisión trimestral
Cada tres meses, una reunión de media hora con estas preguntas: ¿cuántos asientos no se usan y se pueden reasignar?, ¿quién agota su asignación de forma sostenida y necesita más capacidad?, ¿qué equipos no han empezado y por qué?, ¿qué parte del gasto va al modelo más caro y está justificada?, ¿han aparecido licencias nuevas fuera del inventario? Con el inventario del paso 1 y las métricas del paso 4, esa reunión se prepara en una tarde.
Cómo lo resuelve Azimut
Azimut cobra un precio fijo por asiento con pago anual, 29 euros al mes en el plan Estándar, con una asignación mensual de 8.000 créditos por persona, y no factura consumo variable. El panel de consumo muestra en qué se van los créditos por persona, equipo, modelo, agente y herramienta, y cada equipo puede usar el modelo de OpenAI, Anthropic, Google o Mistral que mejor encaje con cada tarea. Los equipos que se acercan a su asignación se ven antes de quedarse cortos.
Fuentes: Microsoft y LinkedIn, Work Trend Index 2024 (mayo de 2024, encuesta global); precios de los proveedores consultados en sus páginas oficiales para España el 6 de octubre de 2026; estimación de coste de inferencia de Azimut con el mismo volumen de uso y distinta mezcla de modelos.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta la IA por empleado en una empresa?
Con planes de empresa y pago anual, entre unos 15 y 30 euros por persona y mes en España, según el proveedor y el plan, más el consumo que se factura aparte en algunos casos. El coste real se mide por persona activa, no por licencia pagada.
¿Es mejor pagar por asiento o por consumo?
Por asiento da un presupuesto predecible pero esconde el uso; por consumo ajusta el coste al uso pero es difícil de prever. Un asiento con una asignación de consumo incluida combina la previsibilidad del primero con la visibilidad del segundo.
¿Cómo detecto el gasto en IA que no veo?
Revisando tarjetas de empresa y notas de gastos, facturas de software con complementos de IA y consolas de nube, y preguntando a la plantilla con una encuesta breve qué herramientas usa y quién las paga.
¿Qué métricas debo seguir?
Personas activas sobre asientos pagados, coste por persona activa, consumo por equipo, consumo por modelo y agentes o herramientas más usados. Miden coste y uso; el valor se mide aparte, contra el punto de partida.
¿Debo prohibir los planes personales de IA?
Prohibir sin alternativa empuja el uso a la sombra. Es mejor ofrecer una herramienta de empresa adecuada y una política clara sobre qué datos pueden usarse en cada herramienta.